コラム：無駄な会議をやめる

「日々の仕事の中で無駄だと感じているものを上げてください」

こんな質問をした時、高確率で上位に入ることの１つが【会議】です。

ところが、今日もまた多くの職場では、日々あれやこれやの会議が開催されています。会議というものに参加していると仕事をしている気になりますが、改めて自分が参加している数々の会議を振り返ると、無くてもさほど問題がない会議も意外とあるでしょう。少なくとも参加者や時間を大幅に減らしてもいい会議は多々あるはずです。参加者の多くが「この会議って意味ある？」と疑問を持ちながら開催されている会議、あるんじゃないでしょうか？

とは言え、わかっちゃいるけど、なかなか辞められないと言う管理職の方もおられてどこから手を付ければと思いつつズルズルとという声も聞きます。そこで「無駄な会議」「適切では無い会議」の見直しをする為に、部下を持つ人は一度自分の部署で開催されている大小の会議について、誰が参加し、どの位の時間を費やしているか調べてみればいいでしょう。１つ１つの会議だけをみると気にはならなくても、まとめて俯瞰で見るといかに会議というものに時間を費やしているかに驚くことが多いはずです。実際には、その会議の為に資料を準備する時間に膨大な時間を掛けていることも考えるとそれ以上の時間が費やされているとみるべきでしょうね。1時間の会議為に会議と同じくらいもしくはそれ以上の時間かけて（上長への報告会議などにこの傾向が多いですね）資料作成しているなんて、ざらにある話だというのは皆さんならよくご存じのはずです。

自分の部署で一人あたりがどれほどの時間を会議に費やしているかがわかれば、さらに参加者全員の時間チャージ（月給社員の時間単価）を当てはめて、それぞれの会議の人件費コストを試算して以下のことを考えてみてください。

その人件コスト以上の価値を産んでいる会議がいくつあるか
その人件コストを掛ける意味ある会議がいくつあるか。

きっと「これは人を減らすほうがいいな」とか「時間を制限しないとまずいな」という会議があるはずです。いわゆる「無駄な会議」「適切では無い会議」を合理的に抽出、判断するのはこれが一番簡単なやり方です。

そこで「無駄な会議」「適切では無い会議」を見直す１つの思い切ったアイデアがあります。

それは「１人当たりの月間会議参加時間を制限する」ことです。

「何時間が適正か？」については、事情によって違いますから、ここで推奨時間を上げるということはできませんが、ポイントは、この会議は必要であれも必要、だから何時間という算出ではなく、１日、または１週間で「会議」に投資してよい適正時間を役職別で決め、その中で、会議の統廃合や時間短縮をやりくりするということです。中堅クラスまでの部下に、「無駄な会議」「適切では無い会議」だと感じている会議は何があるかを、理由とあわせて聞いてみるのもいいですね。

段階的にやっていこうという中途半端なことをすると、大した改善は進まないので、やるならば、一気かつ、ある程度極端に実施するほうが良いでしょう。新しいアイデアというのは制限された中でこそ生まれてきますからね。言うまでもなく、何故思い切った会議体の見直しをするのかの意味合いをしっかりと関係者で共有することも忘れてはいけません。下手すると、会議を止めることへの不安感からこっそり会議継続したり、これは会議ではありませんと言いながらミーティングする部下が出ますので、気をつけないと、上司が思い切った改善を進めようとする意味がありません。

経験上で言えば、上司が適切に「無駄な会議」「適切では無い会議」と判断したのであれば、それらの会議を統廃合、時間短縮を実施しても実務にほとんど影響は出ません。むしろ、よりすべき仕事に時間が避けるようになったり、少し部下の仕事にゆとりが出たりというメリットのほうが大きいはずです。

ちなみに、部下と「無駄な会議」「適切では無い会議」について意見交換している時には、少なからず上司と部下の認識ギャップを感じることがあると思います。上司としては、重要な会議、必要性があっての会議参加指示にもかかわらず部下がそれを理解していないケースです。これは、いい機会なので、その会議の必要性や何故参加させているのかを、改めてしっかりと説明し、理解、納得させる機会にしてください。