コラム:結果振り返りの重要性-3

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少しでも質の高い仕事を継続的に実践する為には「一定期間の結果(成果に)に対して、より良い次へと改善できる効果的な結果の振り返り実践が重要である」ということについて【コラム:結果振り返りの重要性】(←LINK)として書いているコラムのその3です。
前回の【コラム:結果振り返りの重要性-2】(←LINK)では、結果(成果に)に対して効果的に振り返りを実践するコツ、4つポイント

①-良くない結果となった主要因1~3個を行動プロセスから抽出する
②-①の主要因はそれぞれ本来はどうあるべきだったのか?
③-②のそれぞれはどうして十分に実践できなかったのか?
④-①~③を踏まえて次の期間は具体的にどのように行動するのか?

のうち①②について解説しましたので、今回は、後半の2つについて解説していきます。

③-②のそれぞれはどうして十分に実践できなかったのか?

②で、①で抽出された主要因はそれぞれ本来はどうあるべきだったのか?ということについて考える必要性を解説しましたが、改めて考えて抽出された結論、つまり「本来はどうあるべきだったか」という内容は、実際には、思いもよらなかったことではなく、基本的には「わかってはいたけれど」というものになることも多いのです。つまり【しっかりと考えさえすれば、本来すべきことは概ねわかっていたけれど、それが十分に実践できなかった】という状態です。

ここは、実はとても大事なポイントです。より良い次へと改善できる効果的な結果の振り返りのプロセスで「本来はどうあるべきだったか?」が抽出できたなら、後はそれを実践すれば良いと結論になりそうですが、それはまだ早いのです。

何故か?

先にも書きましたように、そこにあるのは【しっかりと考えさえすれば、本来すべきことは概ねわかっていたけれど、それが十分に実践できなかった】という事実ですが、ここで、もう1つすべき大事なプロセスがあります。それは「わかっていたこと」「考えればわかるようなこと」が「なぜ、実行・実践できなかったのか?」という問題点について掘り下げるということです。これを潰さずに行動してしまうと、結果はまた良くないものの再現になりかねません。
例えば、私が管理職時代によく部下と行っていたやりとりはこんな感じです

「なるほど。今月の未達成要因は面談数の不足ということね」
「はい、そこを今月の実績に対して10件多く取り組めれば、来月は大丈夫です」
「それは途中で全く気付いて無かったのかな?」
「いえ、感覚的には足りていないなとは思ってました」
「なるほどね。じゃ、来月はそれをできれば大丈夫と」
「そういうことです」
「OK、ちなみに何故それを今月実践しなかったの?来月は出来ること、やればよいとわかっていたことを、どうして今月実践しなかったのか、納得できる理由を聞かせてくれない?できなかったの?しなかったの?」
「・・・・・」
「だって、そこを対策できてなかったら、また来月の会議でも「わかってましたが、できませんでした」と同じ話することになるとしか思えないけど、どう?」

これを元部下が読んでたら苦笑いするでしょうね。よく聞かれたやりとりですから(苦笑)しかし、実践できなかった理由への対処ができないままであれば、実際、同じことの繰り返しは十分にあり得ると思いませんか?

このやり取りの結果出てくるありがちな回答は
 ①意識が足りてませんでした
 ②時間がとれませんでした
 ③飛び込み業務が出て手が回りませんでした
こんなところでしょうか。

①は、要は甘かったということなので、何らかの進捗管理方法が必要ですね。本当に本人が意識・執着するだけで改善するかもしれませんが、管理職として精神論に頼ったマネジメントはNGです。本人のやる気を尊重し頑張ってもらいつつも、上司としては進捗管理を強化すべきでしょう。
②は、他のどの業務がネックになっていたのかを確認し、その業務を削減か圧縮する必要があります。これは、上司の判断で差配する必要もありがちなので、中身を見てあげましょう。
③も、タイムマネジメントの問題として②と同じ対応も1つですが、仕事の優先度付けが適切ではないケースもあります。飛び込んできた業務とそれに対する対応が適切であったかを確認してあげるべきでしょう。

こうして、良い結果が出なかった主要因はそれぞれ本来はどうあるべきだったのか?と合わせて、それが実践できなかった理由まで思考を巡らせ、そこへの対策まで考えられて、初めて【適切な結果に対する振り返り】と言えるわけです。

④-①~③を踏まえて次の期間は具体的にどのように行動するのか?

ここまで来れば、後は①~③の考察を踏まえて、次の期間への施策を組み立てればOKです。この際に、絶対に忘れてはいけない最後のツメが「立案した施策を適切に実行・実践できれば、次の期間の目標達成が本人・上司共に、十分イメージできるか?」を確認し、共有することです。

いかがでしょうか。結果(成果に)に対して論理的に振り返り(分析)をするコツ、4つポイント

①-良くない結果となった主要因1~3個を行動プロセスから抽出する
②-①の主要因はそれぞれ本来はどうあるべきだったのか?
③-②のそれぞれはどうして十分に実践できなかったのか?
④-①~③を踏まえて次の期間は具体的にどのように行動するのか?

を解説してきたわけですが、ここまで読んでいただき、自組織でも適切な結果の振り返りに取り組めるイメージを獲得いただけたでしょうか?コラム:結果振り返りの重要性-1<←LINK>でも書きましたように、継続的に良い結果を積み上げていくためには、区切りごとに適切な結果の振り返りを実践し、それを踏まえた改善行動を進めるということは不可欠です。今はまだ習慣的に実践できていないけれど、今回のコラムに共感できたという方はぜひ即実践で組織の日常へと取り入れていってください!

さて、実は、この適切な結果の振り返りについて、一連の内容でまだ触れていない、もう1つの大事なポイントがあります。それは次回「コラム:良い結果に再現性を持たせる」<←LINK>でお伝えします!

 【組織営業総研】 代 表:御 供 田 省 吾
組織営業総研 代表 御供田省吾 営業力強化 人材育成コンサルタント 管理職育成、営業力強化、人材育成コンサルタント。 元(株)キーエンス エリア営業責任者~HOME'S営業Unit長。延べ数百名をマネジメントしてきた豊富な現場経験を元にしたノウハウで経営者と管理職、若手の気持ちがわかるコンサルタントとして企業を支援中。詳細はコチラ。

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